Apa itu Organisasi & Manajemen


1. Manajemen
P
roses penerapan manajemen dapat dilakukan pada semua bidang usaha yang beraneka ragam, baik itu industri, perdagangan, kontraktor, agrobisnis ataupun bagian dari perusahaan itu sendiri, misalnya bagian keuangan, produksi, penjualan dan sebagainya.
Penerapan manajemen dapat dibagi ke dalam 2 bagian, pertama Manajemen Proyek, yakni pembentukan tim manajemen dalam masa pembangunan usaha/proyek hingga proyek tersebut selesai dan bersifat jangka pendek. Kedua Manajemen Organisasi Komersial, pembentukna tim manajemen untuk menerima pekerjaan manajemen proyek dan melanjutkannya sebagai pekerjaan rutinitas operasional komersial dan bersifat jangka panjang.

a. Latar Belakang
Sejarah berkembangnya konsep-konsep manajemens dimulai pada akhir revolusi industri di Inggris berkisar awal tahun 1800. dalam abad itu terjadilah peristiwa dan perubahan besar yang melahirkan konsep-konsep dasar manajemen merupakan akibat lanjut terjadinya Revolusi Industri.

Revolusi Industri terjadi di Inggris antara tahun 1770 sampai awal tahun 1800. revolusi industri merupakan lahirnya suatu sistem pabrik, dan pada saat itu terjadilah penemuan besar. Penemuan besar ini mengubah dengan cepat watak bangsa Inggris menjadi industrial dan kemudian kehidupan industrial berlanjut ke Amerika Serikat.

Penemuan besar merupakan terciptanya mesin-mesin industri yang dapat memproduksi dengan skala besar, khusus yang behubungan dengan produk tekstil. Dan pada saat itu Inggris adalah negara terbesar sebagai produsen dan pengekspor produk tekstil yang kemudian disebut juga sebagai Negara Komersial.

Charles Babbage
Charles Babbage merupakan seorang profesor matematika di Universitas Cambridge Inggris. Penemuan populer tentang ilmu manajemen manufaktur yang yang diuangkapkan dalam bukunya, “Masalah Ekonomi dari Mesin-mesin Dalam Manufaktur” (“On The Economy of Madhinery in Manufaktur”) diterbitkan tahun 1832, menyarankan pada para pengusaha manufaktur untuk menggunakan ilmu manajemen manufaktur.

Inti dari manajemen manufaktur tersebut dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
ð  Pembentukan organisasi yang mirip dengan struktur organisasi lini dan staf.
ð  Penyusunan biaya manufaktur meliputi biaya penyusutan dan obselensi serta hubungan antara biaya tetap dan volume produksi.
ð  Analisa studi waktu.
ð  Pembahasan hubungan masyarakat, antara kepentingan pribadi dan perusahaan untuk menghindari sabotase.
ð  Ilmu pengetahuan dalam periklanan dan penegmbangan produk baru.
ð  Penurunan harga satuan untuk meningkatkan pangsa pasar dan mendapat laba dari volume penjualan dan bukan dari margin laba yang besar dari setiap unitnya.

Frederich Wilson Taylor
Frederich Wilson Taylor salah seorang insinyur yang dijuluki sebagai Bapak Manajemen Ilmiah. F.W. prinsip dari Taylor, bahwa manajemen harus mempunyai tanggungjawab dalam pekerjaan perencanaan, pengarahan dan pengorganisasian. Kemudian Taylr memisahkan perencanaan pekerjaan dari pelaksanaannya, sehingga setiap orang akan dapat bekerja pada tingkat efesiensi yang paling tinggi dan digaji sesuai dengan pekerjaannya.

Menurut konsep ini manajemen mempunyai empat tugas, yaitu:
  1. manajemen harus mengembangkan ilmu setiap unsur pekerjaan
  2. manajemen harus melatih, mendidik dan mengembangkan si pekerja
  3. manajemen harus bekerja sama dengan para pegawai, sehingga semua pekerjaan dilakukan sesuai dengan prinsip-prinsip ilmu yang dikembangkan
  4. manajemen harus memikul sebagian besar dari tanggungjawab dan pekerjaan

Manajemen ilmiah yang diterapkan oleh Taylor seperti yang diungkapkan diatas menimbulkan berbagai aspek. Tetapi aspek yang paling menonjol dari pengaruhnya adalah “Revolusi Mental” dan dikemukakan sebagai pokok dari manajemen ilmiah. Berhasilnya gagasan Taylor dalam menganjurkan suatu prusahaan untuk menerepkan ilmu manajemen, akhirnya dapat meningkatkan efesiensi dan efektifitas perusahaan pada zaman itu.

Keberhasilan tersebut menimbulkan pionir-pionir manajemen baru dan banyak yang meneruskan serta mengembangkan menjadi berbagai pandangan yang lain.



Henry L. Gantt
Henry L. Gantt merupakan rekan kerja taylor di Midvalle Steel. Keduanya mempunyai pandangan yang sama. Tetapi Gantt lebih memperhatikan pada manusia yang melakukan pekerjaan dibandingkan dengan pekerjaan itu sendiri. Gantt dalam penelitiannya lebih terpusat pada psikologi manusianya, semangat kerja (moral) dan penerapan penghargaan, disamping keuangan untuk meningkatkan semangat kerja.

Gagasan-gagasan terpopuler yang dikemukakan Gantt adalah Bagan Gantt (Gantt Chart), dimana merupakan suatu teknik untuk menggambarkan secara grafis pekerjaan yang harus dilakukan dan pekerjaan yang telah dilakukan.

Henry Fayol
Henry Fayol adalah seorang industrial dari Prancis, buku pertamanya diterjemahkan dalam “General and Industrial Management”. Salah satu teorinya yang populer adalah “Fayol’s Fungtionalism” atau teori Fungsionalisme Fayol. Fayol merinci fungsi-fungsi kegiatan administrasi menjadi elemen-elemen manajemen, yaitu manajemen perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pemberian perintah (commanding), pengkoordinasian (coordinating) dan pengawasan (controlling).

b. Definisi Manajemen
Secara sederhana manajemen dapat didefinisikan sebagai suatu ilmu dan seni untuk mencapai suatu tujuan melalui kegiatan orang lain.

Pencapaian tujuan, yaitu bagaimana seorang manajer mengelola suatu aktifitas untuk mencapai tujuan dan sasaran, dan bukan sekedar memimpin suatu aktifitas.

Melalui orang lain, yaitu dalam suatu aktifitas manajemen berhubungan dengan pekerjaan orang lain, yaitu bawahan yang perlu adanya pengarahan dan koordinasi, walaupun seorang manajer mempunyai keahlian dan lebih cepat melakukannya. Dalam pengertian lain seorang manajer lebih banyak mempunyai kepentingan atas prestasi bawahannya dari pada prestasinya sendiri, karena prestasi mereka berarti pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

c. Fungsi Manajemen
Secara umm fungsi manajemen yang telah disetujui dibagi dalam lima fungsi yaitu :
  1. Perencanaan
  2. Pengorganisasian
  3. Penyusunan
  4. Pengarahan
  5. Pengawasan

Tetapi para ahli proses lainnya mengidentifikasikan fungsi-fungsi manajemen berbeda sedikit, namun secaraesensial sama. Contohnya Henry Fayol mengemukakan lima fungsi manajemen, yaitu : perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, koordinasi dan pengawasan.

Kemudian Luther Gulick pada tahun 1937 menguraikan proses manajemen sebagai berikut :
-          Perencanaan.
-          Pengorganisasian.
-          Penyusunan.
-          Pengarahan.
-          Pengkoordinasian.
-          Pelaporan.
-          Penganggaran.

Dibawah ini merupakan lima fungsi manajemen yang telah disetujui.
1.    Perencanaan (Planning)
Perencanaan merupakan penetuan dari apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya. Maksudnya seorang manajerial harus selalu mencari sumber potensial yang menghasilkan keuntungan dan merencanakan bagaimana cara untuk merealisasikannya.

Perencanaan dapat dibagi menjadi 2 macam perencanaan, yaitu ;
-          Perencanaan jangkan panjag
-          Perencanaan jangka pendek

2.    Pengorganisasian (Organizing)
Organisai dapat didefinisikan sebagai suatu kegiatan yang terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dibawah kekuasaan dan kepemimpinan seseorang.

Bila diuraikan definisi organisasi diatas adalah :
-          Suatu sistem kegiatan yang terkoordinasi. Maksudnya adalah organisasi terdiri dari beberapa aktifitas dan saling berhubungan.
-          Sekelompok orang. Maksudnya adalah adanya kelompok orang yang melaksanakan aktifitas-aktifitas tersebut.
-          Bekerja sama untuk mencapai tujuan dan sasaran. Maksudnya adalah suatu organisasi terbentuk berdasarkan hubungan atasandan bawahan. Sehingga suatu organisasi dipimpin oleh seorang pimpinan dan mempunyai kekuasaan dan wewenang.

3.    Penyelenggaraan staf (Staffing)
Penyelenggaraan staf merupakan fungsi utama yang menyangkut pengadaan danpenempatan orang-orang yang memenuhi syarat untuk tugas tertentu didalam organisasiyang telah dirancang sebelumnya.

4.    Pengarahan (Directing)
Pengarahan lebih dikenal denga sebutan supervisi, yakni menyangkut motivasi dan bimbingan kepada bawahan sesuai dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

5.    Pengendalian (Controlling)
Pengendalian merupakan pengawasan dari pelaksanaan suatu rencana yang telah ditetapkan. Pengendalian juga untuk mendorong penyesuaian pelaksanaan dari rencana agar tidak terjadi devisi (penyimpangan) yang cukup besar.

Suatu pengendalian akan berjalan dengan baik, jika memenuhi empat tahap dasar dalam sistem pengendalian, yaitu :
  1. Harus ada suatu rncana.
  2. Harus diadakan rekaman dari pelaksanaan sesungguhnya.
  3. Harus ada evaluasi antara rencana dan realisasi.
  4. Harus ada tindakan korektif jika terjadi deviasi (penyimpangan) diluar batas kontrol.

2. Organisasi
Organisasi formal dapat didefinisikan sebagai suatu sistem kegiatan terkoordinasi dan dibentuk dari beberapa orang atau kelompok untuk mencapai suatu tujuan dibawah suatu kepemimpinan dan kekuasaan.

Organisasi formal merupakan suatu organisasi yang direncanakan pembentukkannya dan biasanya ditunjukkan pada suatu bagan/struktur organisasi serta diuraikan dalam suatu buku petunjuk organisasi.

a. Desain Organisasi
Dalam mendesai suatu organisasi dapat dilakukan dalam 2 cara. Yang pertama desai organisasi dapat dilakukan mulai dari atas ke bawah dan yang kedua dapat dimulai dari bawah ke atas.

Pada desain organisasi dari atas ke bawah mempunyai tujuan-tujuan khusus dimana tujuan-tujuan ini merupakan dasar-dasar akan terbentuknya departemen-departemen yang berfungsi sebagai sarana untuk mencapai tujuan.

Sedangkan pada desai organisasi dari bawah ke atas, dimana inti aktifitas organisasi atau teknologi inti yang akan dipergunakan aharus ditetapkan terlebih dahulu. Sistem ini umumnya digunakan pada perusahaan yang menggunakan teknologi tinggi dan biaya investasi yang sangat mahal.

b. Proses Desain Organisasi
Berikut merupakan proses-proses yang harus dilakukan dalam mendesain sebuah organisasi :
-          Harus ada pengertian mendalam tentang tujuan dan sasaran dari perusahaan serta sifat usaha yang akan dilakukan.
-          Menentukan fungsi-fungsi yang diperlukan untuk mencapai tujuan.
-          Mengelompokkan atau menghubungkan berbagai fungsi yang telah ditetapkan.
-          Menguraikan pekerjaan-pekerjaan yang nantinya akan diisi.

c. Prinsip-prinsip Organisasi
Prinsip-prinsip organisasi dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
  1. Fungsi-fungsi yang melekat pada organisasi.
  2. Aktifitas Organisasi.
  3. Bentuk dasar organisasi.

Dalam mendesain struktur organisasi otomatis akan bersamaan dengan penyusunan aktifitas-aktifitas beserta hubungan-hubungannya. Penyusunan aktifitas-aktifitas beserta hubungannya dapat disebut sebagai penyusunan fungsi-fungsi struktural.

Fungsi-fungsi  struktural secara garis besar akan dijelaskan sebagai berikut :

1.    Wewenang
Adalah aspek dari setiap kedudukan manajerial atau dapat juga dikatakan hak melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu.

Seorang manajerial atau pimpinan ynag ideal harus mempunyai 3 sumber wewenang yaitu :
  1. Mempunyai wewenang hukum yang dilimpahkan.
  2. Mempunyai karakteristik pribadi, seperti pengetahuan teknis atau suatu kepribadian yag berkharisma.
  3. Mendapat persetujuan dariorang yang dipimpin.

2.    Kekuasaan
Dalam praktek sehari-hari sering kita temui bersama antara kekuasaan dengan wewenang, namun keduanya mempunyai arti yang berbeda. Seperti yang dikatakan diatas, wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, sedangkan kekuasaan adalah kemampuan untuk melakukan hak tersebut.

3.    Tanggung jawab
Tanggung jawab adalah kewajiban untuk melakukan sesuatu dan melibatkan perasaan seseorangtentang tugas yang ahrus dilaksanakannya. Secara luas tanggung jawab dapat didefiniskan sebagai sutu kewajiban atau aktifitas yang ditugaskan kepada seseorang diamana ia harus melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya.

4.    Akuntabilitas
Akuntabilitas sama dengan halnya tanggunga jawab yang idak dapat dilimpahkan. Akuntabilitas adalah faktor diluar individu dan perasaan pribadinya. Pada akuntabilitas lebih ditekankan tanggung jawab pada tugasnya. Jadi setipa tingkat pada struktur organisasi brtanggung jawab pada tingkat diatasnya.

5.    Komunikasi
pada sat mendesain struktur organisasi maka bersamaan dengan itu sistem komunikasi harus dibuat juga. Perancangan sistem komunikasi organisai harus sesuai dengan desain struktur organisasi. Dengan perencanan sistem komunikasi yang baik suatu organisasi, maka diharapkan dapat meningkatkan efisiensi yang menyeluruh. Perencanaan sistem komunikasi terprosedur denagn rapi, akan mengurangi kesalahan aliran informasi, khususnya pada prosedur didtem aliran informasi vertikal, horizontal dan diagonal perlu diperhatikan.

6.    Hubungan lini dan staf
Hal ini masih berhubungan dengan konsep wewenang. Wewenang lini adalah memberikan perintah-perintah atau melaksanakan kegiatan. Wewenang staf adalah memberikan bantuan dan nasehat atau pendapat tetapi tidak memberikan perintah.

7.    Rentang kendali atau Pengawasan
adalah berapa orang jumlah bawahan yang dapat dikendalikan seacra efektif oleh seorangmanajer atau pimpinan. Beberapa penulis mencoba menentukan jumlah bawahan tyang bisa dikendalikan, tetapi tidak ada jumlah mutlak dapat ditentukan.

Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan dalam penentuan jenjang pengendalian yaitu :
  1. Tingkat didalam organisasi.
  2. Tipe permasalahan yang dihadapi.
  3. Kemauan pengawas untuk melimpahkan wewenang.

8.    Struktur Datar dan Tinggi
Pada struktur organisasi bebentuk datar dan tinggi menggambarkan pola meyeluruh rentang kendali dan jenjang manajemen. Bentuk pada struktur datar mempunyai rentang kendalai melebar atau mempunyai bawahan banyak. Sedangkan struktur organisasi tinggii mempunyai rentang kendali sempit dan mempunyai awahan sedikit.

9.    Sentralisasi dan Desentaralisai
Sentralisasi adalah wewenang dipegang atau dipusatkan pada satu orang dalam suatu organisasi. Sedangkan desentralisasi adalah wewenang dilimpahkan atau didelegasikan meluas dalam suatu organisasi.

10.    Rantai Wewenang Saklar
Disebut juga rantai perintah adalah penentuan posisi-posisi dan tugas-tugas atau tingkat wewenang dalam kegiatan organisasi yang dibagi dalam beberapa kelompok berdasarkan fungsi, produk, wilayah dan sebagainya, serta adanya ketergantungan diantaranya yang harus diintegrasikan.

11.    Kesatuan perintah
Tujuan utamanya adalah untuk memudahkan koordinasi, sehingga setiap bawahan hanya menerima intruksi dari satu sumber.

3. Penyelenggaraan Staf
Setelah selesai dalam perencanaan perusahaan, baik dalam perencanaan manajemen dan organisasi maupun pemilihan teknologi, tahap selanjutnya adalah menentukan dan menyeleksi rencana jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk menjalankan operasional perusahaan.

Permasalahn seleksi dan penarikan tenaga kerja tidak boleh diabaikan. Bila perusahaan tidak memperhatika masalah ini, dapat terjadi tenaga kerja yang direkrut tidak akan sesuai dengan yang diharapkan, sehingga perusahaan tidak dapat memperoleh tenaga kerja yang tepat dan tidak sesuai dengan kualitas ataupun kuantitas yang dibutuhkan. Dengan demikian perusahaan tersebut akan kurang efektif dan efesien serta sulit untuk mencapai sasaran dan tujuan utama perusahaan.

a. Sumber Tenaga Kerja
Setelah perusahaan menetapkan jumlah kebutuhan tenaga kerja dan karakteristik atau ciri karyawan yang diperlukan untuk dapat memperoleh tenaga kerja yang tepat baik secara kualitas ataupun kuantitas, diperlukan pengetahuan tentang sumber-sumber tenaga kerja. Dengan pengetahuan tesebut maka kita dapat mengaharapkan suatu cara yau kombinasi dari beberapa cara yang paling efektif dan efesien dalam usaha penarikan tenaga kerja yang dibutuhkan.

Beberapa cara penarikan dan sumber-sumber tenaga kerja :
-          Memanfaatkan sumber intern (promosi, mutasi)
-          Menggunakan jasa karyawan tau pegawai lama.
-          Melalui lembaga-lembaga pendidikan.
-          Mengambil dari perusahaan lain (duikenal dengan pembajakan karyawan).
-          Mencari langsung ke tempat sumber tenaga kerja.
-          Melalui advertensi.
-          Memanfaatkan kantor penempatan tenaga kerja.


0 komentar to "Apa itu Organisasi & Manajemen"

Posting Komentar

Pages

You can replace this text by going to "Layout" and then "Page Elements" section. Edit " About "

Followers

Web hosting for webmasters